Pasos para documentar los sistemas

Sin documentación alguna, los «grandes sistemas» son solo ideas aproximadas sobre la forma de hacer las cosas en tu empresa. Todas las tareas, funciones, procesos y procedimientos no arrojan resultados positivos si no conoces la forma de documentar los sistemas.

Puedes resistirte a esta idea, pero ¿cuántas veces te encuentras diciéndoles a tus colaboradores cómo hacer algo? ¿Una y otra vez? ¿Y si no tuvieras que hacerlo más? ¿Y si simplemente lo supieran?

Como coach, no es raro escuchar a mis clientes preguntar: «¿Por qué no puede la gente simplemente entenderlo?»

Contratas a los trabajadores por sus habilidades y experiencia y crees que deberían ser capaces de averiguarlo, ¿verdad? La verdad es que lo harán. Crearán los sistemas que dirijan tu empresa, ya sea por accidente o por diseño. Eso sí, no serán tus sistemas, a menos que les enseñes cómo quieres que se hagan las cosas, diseñando y documentando esos sistemas tú mismo.

El sistema para los sistemas

El trabajo de desarrollo de sistemas efectivos no está realmente completo hasta que se redacten y se hagan accesibles de forma efectiva y sistémica. En Ágora Coaching tenemos un sistema llamado: «Plan de Acción del Sistema». Este plan es preciso al desarrollar tu propia empresa y tus funciones comerciales.

Trabajamos con nuestros clientes para ayudarles a desarrollar un sistema que identifique el trabajo de documentación que deben hacer y cómo estructurar y priorizar mejor dicho trabajo.

Pasos para documentar tus sistemas:

Necesitas tener un plan para documentar todas las rutinas clave que tienes en tu empresa. Así mismo, necesitas encontrar un equilibrio que funcione para ti.

Dado que el trabajo de documentación de sistemas se llevará a cabo simultáneamente con todas las tareas y operaciones diarias de tu empresa, es vital tener una estrategia bien pensada. Asignar el tiempo y los recursos necesarios desde el principio, evitará que se produzcan errores en el futuro.

Aquí hay un ejemplo de un enfoque que ha funcionado bien para muchos de nuestros clientes:

Un enfoque que nuestros clientes utilizan es revisar sus funciones de empresa, separando las operaciones en categorías que llamamos: los Siete Sistemas Esenciales. Comienza por considerar un departamento o unidad operativa de tu empresa. Haz una lista de todas las tareas, funciones y procedimientos clave que te vengan a la mente. Solicita ayuda a tus colaboradores. El objetivo es ser tan completo y exhaustivo como sea posible.

Elabora un «diagrama de sistemas» con todos los que componen tu empresa: los existentes y los que hay que crear. Por regla general, la mayoría de tus sistemas se recogerán en los siguientes tres procesos: cumplimiento del cliente, conversión de clientes potenciales y generación de clientes potenciales. Igualmente tendrás que identificar tus sistemas administrativos, de recursos humanos, financieros e incluso de tecnología de la información.

Haz un listado de sistemas empresariales priorizados.

Basándote en tu diagrama de sistemas, haz una lista de todos los sistemas en una hoja de cálculo, que se convertirá en un documento de trabajo para planificar y controlar los esfuerzos de desarrollo empresarial. Esto servirá como base de tu «lista de tareas principales» para la documentación de los sistemas. El establecimiento de prioridades suele estar determinado por el impacto de un sistema en particular: ¿Qué alcance tiene ese impacto en tus clientes y qué alcance tiene en tu empresa?

Asignar responsabilidades para documentar los sistemas. 

Es bastante improbable que tengas el tiempo, la inclinación o incluso la capacidad de documentar exhaustivamente cada sistema por sí mismo. Una parte significativa de la estrategia de este plan consiste en delegar parte, o la mayor parte, de esta función a tu personal.  Debes tener en cuenta que ellos también tendrán que completar este trabajo mientras continúan realizando sus correspondientes funciones diarias. Por lo tanto, el establecimiento de fechas y puntos de referencia claros es una parte crítica del éxito de esta estrategia. Esto no ocurrirá de la noche a la mañana. Concéntrate en los sistemas clave que, una vez implementados, podrían tener el mayor impacto en la mejora del flujo de trabajo. Lleva a cabo estos pasos y ganarás aún más tiempo para dedicarlo al desarrollo de sistemas y al pensamiento estratégico.

Desarrolla y utiliza un enfoque estándar para la documentación. 

En Ágora Coaching proporcionamos a nuestros clientes un «Plan de Acción del Sistema». Es importante proporcionar a tu personal un método estándar de documentación para asegurarse de que todos tus sistemas están representados de forma concisa. Por lo tanto, es esencial que tu equipo comience con algunas muestras -con el apoyo de la formación y la retroalimentación oportuna- para evitar la pérdida de tiempo y la frustración innecesaria.

Ahora que tienes una idea de cómo documentar tus sistemas, tenemos que hacerte una advertencia muy importante.

Los buenos sistemas -sistemas eficaces y dinámicos- son absolutamente esenciales para construir y mantener una gran empresa. Pero el mero hecho de tener esos sistemas no es la solución para una empresa que da resultados negativos.

Ya lo hemos dicho antes, pero vale la pena repetirlo: las personas son el poder detrás de los sistemas. Los sistemas son sus palancas, no sus reemplazos.

Tu empresa tiene un enorme potencial gracias a ti y a tus trabajadores. Cuando tus colaboradores tengan la libertad de encontrar la forma más efectiva de completar su trabajo, no solo se enorgullecerán de su trabajo, sino que nunca dejarán de mejorar los sistemas.

¿Quieres aprender más sobre el desarrollo de sistemas en tu empresa? ¡Descarga nuestra «Guía de Sistemas»!

Rasgos del líder dialogante

Si tuviera que elegir una capacidad que sintetice cómo es un directivo que sabe liderar a las personas a través de conversaciones, podría mencionar los rasgos característicos del que podríamos denominar el Directivo Dialogante. Éste es un directivo que a través de la maestría en el dominio del proceso de comunicación y sus competencias asociadas, es capaz de conquistar el entusiasmo de su equipo. En otras palabras, sus interacciones son de largo alcance porque inspiran a hacer las cosas mejor y también a ser mejor profesional. Ayuda y contribuye a llevar a los directivos de su equipo a dar lo mejor de sí mismos, en plazos de tiempo relativamente breves.

Así se puede identificar al Líder Dialogante en base a sus habilidades.

* Conoce bien a las personas con las que trabaja y les tiene aprecio.

  • Dedica tiempo a conversar con las personas de su equipo, tanto en contextos formales, como en contextos informales.
  • No improvisa las conversaciones importantes, las prepara. Es empático y capta el estado de ánimo de su interlocutor.
  • Tiene más preguntas que respuestas y, en sus conversaciones, pasa más tiempo escuchando que hablando. Deja que los demás terminen de hablar para tomar la palabra.
  • Es prudente en sus afirmaciones y no tiene siempre una respuesta para todo. Sabe decir «no lo sé».
  • Pide opinión a su equipo antes de decidir y la tiene en cuenta.
  • Escucha con los cinco sentidos y, mientras tanto, no hace multitarea (escribir e-mails, mirar la pantalla…), incluso cuando habla por teléfono.
  • No se pronuncia inmediatamente ante cualquier controversia.
  • No toma decisiones importantes «en caliente». Se da un tiempo razonable para reflexionar, pero luego decide con firmeza.
  • Es flexible y cede. No pretende salirse con la suya, sino más bien «salirse con la nuestra».
  • Habla con franqueza, mirando a los ojos.
  • Pide feedback a su equipo sobre cómo puede mejorar. Y lo pone en práctica.
  • Sabe manejarse en el terreno de las discrepancias profesionales, sin convertirlas en personales.
  • Asume los errores y trata de aprender de ellos.
  • No habla mal de nadie nunca, ni siquiera en sus propias reflexiones.
  • Cuando le toca pronunciarse sobre otra persona, lo hace con respeto y ecuanimidad, sin dejarse llevar por antipatías.
  • No saca el hacha para «cortar por lo sano» cuando tiene un conflicto con alguien de su equipo, sino que trata de resolverlo.
  • Sabe pedir disculpas y aceptarlas.
  • Acepta el reto de trabajar con personas que tienen una personalidad distinta y que, de modo espontáneo, no simpatizan con la suya.
  • Confía en los demás y delega. No decide sobre temas que deberían decidir sus colaboradores.
  • Cuando se le «escala» un conflicto entre dos personas de su equipo, no se erige en juez para decidir la solución, sino que les ayuda a que la encuentren ellos mismos.
  • Tiende puentes entre posturas enfrentadas. Se centra en lo que une, no en lo que separa.
  • Comparte la información y comunica las decisiones.
  • Dice siempre la verdad. Y si no debe decirla, permanece en silencio.
  • Está presente, sale del despacho y se interesa por el trabajo de las personas de su equipo.
  • Cuando corrige lo hace sin humillar y su tono anima a la otra persona a mejorar.
  • Es receptivo ante propuestas de mejora o ante nuevas maneras de hacer las cosas. Se siente cómodo con la discrepancia.
  • Responde a los e-mails en los que las personas de su equipo le plantean dudas o consultas. Evita el «silencio administrativo».
  • Esta disponible. Responde a las llamadas telefónicas, mensajes y emails de forma rápida y diligente, considerando y respetando a las personas que desean comunicarse con él.
  • Afronta las conversaciones difíciles cara a cara, en vez de eludirlas enviando e-mails.

En pocas palabras, el Líder dialogante, en su trabajo de dirigir a personas, logra crecer haciendo crecer a las personas de su equipo, tanto profesional como personalmente.

Detente un momento y reflexiona:

¿Qué rasgos para con tu equipo tienes y no te gustaría tener? ¿Cuáles de estos rasgos te gustaría tener y no tienes? y ¿Qué hábitos concretos estás dispuesto a cambiar para lograrlo?

Coaching para propietarios de empresas y negocios

Alguna vez hemos escuchado hablar de un coach en términos de un entrenador de equipo de fútbol, de un atleta, o incluso hasta de un nadador, pero ¿un coach para un propietario de negocio o empresa?   ¡Eso es algo nuevo!

¿Qué separa a un atleta de éxito de los atletas con gran potencial, pero sin logros? Sólo su manera de pensar, sus creencias, sus técnicas, su motivación y, por supuesto, un gran coach. ¿Cuántos atletas conoces que sean campeones olímpicos y que no cuenten con un coach? Seguramente tú tienes la habilidad, la materia prima que se necesita, pero alcanzar el éxito, mantenerse y estar siempre orientado al crecimiento, al aprendizaje y a los grandes resultados es lo que te convertirá en un ganador.

Tener un coach te ayudará a mantener la motivación, reafirmar habilidades, y podrás alcanzar la mejora constante en tu negocio. Jim Rohn dice lo siguiente: “¡Nunca desees que el trabajo sea más fácil, desea que sea mejor!” Los negocios son sencillos, las personas son las complicadas. Cambiar tu negocio es fácil, cambiarte a ti mismo y/o a tu equipo, es el gran reto.

Cada vez más, los empresarios buscan marcar la diferencia entre sus competidores. Miran más allá de sus recursos habituales y van en busca de información que los ayude a desarrollarse, a formarse y a hacer crecer su propia empresa. Los propietarios como tú o crecen o mueren, y un negocio sólo tendrá prosperidad hasta donde lleguen las creencias y conocimientos del propietario. Los propietarios de empresa que lleguen a triunfar serán sólo aquellos que busquen incrementar sus conocimientos y se preparen para aceptar cualquier cambio.

Antes de enfatizar sobre este punto, vamos a ver las diferentes formas de pensar de la mayoría de los empresarios.

Autoempleado: “Soy el único que puede hacer esto bien”, de esta forma se convierte en el hombre orquesta.

Empresario: “¿Qué podría hacer para que mi empresa me proporcione más beneficios y disponer de más tiempo libre?” “¿Qué puedo hacer para trabajar más para mi empresa y no en la empresa?”  Esto último, a diferencia de la primera opción, implica un cambio en la manera de pensar, y en este proceso de transformación, el éxito esta muy relacionado con tener un buen  entrenador, un mentor ¡UN BUSINESS COACH!

En Àgora Coaching, encontraras sin duda el coach que mejor se integre en tu proyecto y se adapte a tu forma de ser.

¿Cómo puedo ganar más dinero, con el dinero que ahora tengo?, ¿Cómo puedo hacer que mi dinero trabaje para mí y no trabajar para ganar dinero? Para llegar a ser un empresario: ¿cómo ganar más dinero con el dinero de los demás y con las ideas de los demás? Estos son conceptos muy generales, pero nos muestran que en los negocios y en la vida, podemos avanzar mucho mas rápidamente, cuanto más abiertos estemos al aprendizaje, al cambio y a aceptar la ayuda de otras personas. La mayoría de las personas de éxito son las que ya se dieron cuenta y lucharon por conseguirlo.

Recuerda: “¡Nunca desees que el trabajo sea más fácil, desea que sea mejor!”

Construyendo equipos de Trabajo de Alto Rendimiento con un business coach

En la actualidad, la implementación de equipos de trabajo de alto rendimiento juega un papel determinante dentro del mundo de las empresas con éxito, puesto que evidentemente, las empresas que cuentan con ellos logran mejores resultados.

Los equipos de trabajo son conjuntos de personas organizadas que se esfuerzan en alcanzar una meta única poniendo en práctica sus conocimientos, habilidades, información y competencias para el bien común de la empresa.

Los equipos de alto rendimiento logran mejores resultados gracias a la motivación, compromiso, comunicación y creatividad; lo cual permite generar sinergia, es decir, una combinación de conocimientos, talentos y habilidades, fomentando no sólo la identidad del equipo, sino también una mayor participación, con plena conciencia de sus logros y errores y siempre con una actitud constructiva.

Algunas de las cualidades que distinguen a los equipos de alto rendimiento son:
1. Liderazgo
2. Metas comunes
3. Reglas del juego
4. Respeto
5. Compromiso
6. Una comunicación eficaz
7. Reconocimiento
8. Sentido de pertenencia
9. Desarrollo interno de las personas

Una práctica común dentro de los equipos con estas características es contar con el apoyo de un Coach. Como su nombre indica, será el responsable de entrenar al equipo guiándole a través de las actividades que realice. Éste los hará consientes de sus habilidades, obteniendo la integración perfecta para alcanzar la excelencia.

La responsabilidad del éxito del equipo continúa con los jugadores que ejecutan el plan. Los jugadores tienen que ser seleccionados y entrenados cuidadosamente. En su preparación, es necesario identificar las habilidades que les permitan competir efectivamente y crear un proceso para enseñar y desarrollar esas habilidades de manera sistemática.

Sólo cuando tu personal pone el corazón en su trabajo, es decir, cuando están motivados y tienen las habilidades necesarias, se convierten en el activo más valioso de tu empresa. Cuando esto ocurre, realizan un trabajo de mayor calidad, se reduce el tiempo de reacción y se logra una mayor sensibilidad ante los clientes. Àgora Coaching te aportará la experiencia y la metodología necesarias para convertir a tu equipo en excepcional.

Un equipo comprometido logra contribuciones significativas para el éxito y conoce el valor que representa para su empresa. Siempre sabe lo que se debe hacer y porqué debe hacerse.

La sucesión en una empresa familiar

Una empresa familiar es cualquier empresa en la que la mayoría de la propiedad, o el control de la misma, se encuentra en manos de una misma familia y hay dos o más miembros de la familia que participan directamente. También somos conscientes de que se puede resumir en una sola palabra: complicado.

Esto es especialmente cierto durante el tiempo de transición, cuando la siguiente generación o el sucesor, se está preparando para la eventual toma de control. Después de haber trabajado con cientos de empresas familiares a lo largo de los años, tenemos mucha experiencia en este ámbito. Muchos de nuestros clientes han llegado a nosotros porque buscan orientación durante este período de transición.

Contrátelos porque están cualificados.

En cualquier empresa familiar, subyace el temor de la sombra del nepotismo. La mejor manera de evitarlo es que no sea una sorpresa. Contrate a un miembro de la familia en base a su cualificación para el puesto. No lo contrate simplemente porque es su hijo, o el hijo de su hermana, o un familiar directo o indirecto. No lo contrate solamente porque no pueda encontrar trabajo por otra vía. Por el bien de su empresa, sus empleados, usted y todos los demás involucrados, debe tratar esta contratación familiar, como a cualquier otra contratación. Pregúntese a sí mismo: ¿Si no fuera mi hijo, le contrataría para este trabajo? (Igualmente, si usted es el hijo que está pensando en hacerse cargo de la empresa de sus padres, asegúrese de preguntarse a sí mismo este tipo de cosas: ¿Es esta realmente la empresa para la que quiero trabajar?)

Haga honor a la estructura organizacional.

Si contrata a su hija como administrativa y la semana siguiente la promueve a directora o mando intermedio, ignorando a otros individuos más cualificados, es muy probable que se enfrente a problemas de credibilidad ante su equipo. En cualquier empresa que haya realizado el programa Avanza de Àgora Coaching, el organigrama provee a cada persona con una función claramente definida con el que desenvolverse dentro de la empresa. Defina los resultados precisos que usted desee alcanzar. Al incorporar a su sucesor, asegúrese de que todos entiendan qué lugar ocupa la nueva persona dentro del organigrama y cuáles son sus responsabilidades.

Ahora mi empresa funciona sin mi presencia permanente. He aprendido a delegar en mi equipo

JOAN V.M. EMPRESARIO DEL SECTOR DE LA CARPINTERIA

Hace ocho meses, mientras terminaba un curso de formación sobre cómo mejorar el rendimiento de mi empresa, escuché por primera vez las palabras ÀGORA COACHING. La curiosidad me llevó a buscar información y a profundizar en la web de esta empresa.

Así encontré el PROGRAMA AVANZA. Antes de empezar nuestro proyecto empresarial, mis socios y yo teníamos muchas dudas acerca de los beneficios que nos podría traer dicho emprendimiento y nos preguntábamos si realmente valdría la pena la inversión. Tan solo cinco meses después de haber iniciado el proyecto, comenzamos a ver resultados.

Àgora Coaching y su Programa Avanza, nos han dado un marco de referencia para organizar nuestra empresa y enfocar nuestro tiempo y energía en el trabajo estratégico. Ahora trabajamos cada vez más en la construcción de nuestra visión, creando una empresa que nos facilite a nosotros, a nuestros clientes y a nuestros empleados, vivir la vida que queremos vivir.

Desde que comenzamos, concebimos este programa como un compromiso personal para mejorar nuestro negocio y hasta el día de hoy así ha sido. Las nuevas áreas que estamos abriendo, prometen aún más y mejores resultados. Tan solo llevamos completada la tercera parte del programa, y estoy seguro de que, con los resultados obtenidos a día de hoy, nuestro esfuerzo e inversión ya están totalmente amortizados. Quiero felicitar especialmente al coach asignado a nuestro proyecto, por su gran experiencia en alta dirección y por sus excelentes cualidades como persona. Hemos recibido mucho más de lo que esperábamos.

¿Por qué decidiste contratar a un Coach de Àgora Coaching?

MIGUEL L.C. SISTEMAS DE CLIMATIZACIÓN

¿Porque decidiste contratar a un Coach de Àgora Coaching?

Tengo varios amigos empresarios, y todos ellos, siempre conocedores de la verdad, incluido yo, caíamos en la misma trampa. Siempre pensando en que todo lo que hacíamos en la empresa era lo correcto. Afortunadamente, acostumbro a reflexionar sobre las cosas que estoy haciendo y creí necesario trabajar un Business Coach. Había leído en alguna parte el valor de tener un coach y qué es lo que me podría aportar. Por lo tanto, tomé la decisión de abrir un poco mi mente y poder conversar con alguien que me orientara en diferentes temas, principalmente técnicas y procedimientos actualizados que se implementan en empresas de diferentes partes del mundo para poder replicarlas en nuestra organización. Eso me llevó a tomar la decisión de contratar a un coach, a pesar de que creo que lo que más se disfruta como empresario es “no tener un jefe” y de no tener que rendir cuentas a nadie. Finalmente, pienso que si uno es inteligente tiene que tomar decisiones inteligentes, y una de ellas es apoyarse en asesores profesionales.

¿Y cómo ha sido la experiencia de trabajar con un Coach de Àgora Coaching?

Mi experiencia ha sido compleja, es difícil aprender a recibir instrucciones de repente, sobre todo para personas con un carácter tan fuerte como la mío; nos cuesta escuchar de otra persona que hay cosas que se están haciendo de la manera equivocada, que tenemos que mejorar y hacia dónde tenemos que dirigirnos… eso me ha costado un poco, pero obviamente uno tiene que hacerlo. Si tomé la decisión de trabajar con un coach, es en realidad trabajar con él y ver la mejor forma en que la organización se enriquezca con este proceso. Por lo tanto, como experiencia ha sido gratificante, porque he visto que la organización ha ido mejorando cada vez más, gracias a las conversaciones continúas con mi COACH. Primero hay que romper una barrera que es ese paradigma de ser un poco absoluto y de no tener un jefe, de no recibir instrucciones; cuando uno cambia esa dinámica, el resto de las cosas también cambian.

¿Qué mejoras has tenido tú con tu COACH empresarial?

Bueno, una de las principales mejoras que yo he logrado, es que la empresa funcione en base a una estructura definida y no como antiguamente, cuando yo me involucraba en todas las situaciones complejas en la empresa. Ahora tenemos una estructura de directores y mandos intermedios, los cuales tienen que asumir sus responsabilidades y resolver sus problemas. Actualmente mi teléfono suena cada vez menos; hace tiempo recibía una llamada cada 5 segundos cuando alguien me llamaba para preguntarme cualquier cosa. En ese sentido, junto con mi Coach, hemos logrado generar una estructura funcional. De esta forma, lo único que yo veo son algunos indicadores y algunas reuniones de coordinación, pero, lo que mas me satisface es que la compañía está funcionando sola. Si yo desaparezco de mi empresa dos, tres días o un mes, la compañía sigue funcionando de la misma forma, cosa que habría sido imposible en el pasado. Esta es la gran mejora desde mi punto de vista.

¿Recomendarías un programa o trabajar con un coach de negocios?

Recomendaría a todo empresario contratar a un coach. Yo creo que cuando uno quiere crecer en esto y quiere aprender cosas nuevas, tiene que primero abrir su mente y darse cuenta de que hay personas, organizaciones y estructuras, que a uno le pueden aportar mucho. Uno no es el conocedor de toda la verdad, por lo tanto, es fundamental tener un coach empresarial que te ayude a alcanzar tu máximo potencial como líder, como empresario y también como persona.

¿Qué te hizo contratar a un Coach empresarial de Àgora Coaching?

CRISTINA F.B. EMPRESARIA DEL SECTOR MODA

Decidimos junto con mis socios contratar a un Coach, porque nuestra empresa se enfrentó a una situación critica y complicada de crecimiento y nos dimos cuenta de que nuestra estructura, organización y nuestra dedicación, hacían imposible abordar los nuevos desafíos para el crecimiento futuro de la empresa.

Frente a esta situación y junto con nuestra inexperiencia en la gestión de empresas y personas, decidimos pedir ayuda y contratamos a un Business COACH de la empresa Àgora Coaching, porque obtuvimos unas excelentes referencias de clientes con los que ya habían trabajado y que son conocidos nuestros.

¿Cómo ha sido la experiencia de trabajar con un coach de Àgora Coaching?

La verdad es que ha sido una experiencia muy buena; fue la decisión correcta en el momento adecuado. Cuando llamamos a Àgora Coaching para que nos ayudaran, se nos explicó detalladamente el proceso que siguen, la elaboración del Informe de Situación y el plan de acción. No teníamos mucho conocimiento de la existencia de empresas especializadas en coaching empresarial, de su experiencia en el sector de Pymes, ni de todas las herramientas que nos podían facilitar con el programa Avanza, para enseñarnos a funcionar correctamente y a poder desarrollarnos como empresarios y líderes; la verdad, teníamos bastantes limitaciones tanto en experiencia como en infraestructura, también en capital, pero sobre todo en tiempo. Yo creo que todas las variables nos jugaban bastante en contra y nos impedían tomar decisiones importantes para crecer. Pero tanto el coach y consultor responsable de nuestra cuenta, como los especialistas de Àgora Coaching que intervinieron en nuestro proyecto, estuvieron totalmente enfocados con gran profesionalidad y una rigurosidad que realmente fueron muy importantes para nosotros. Nos obligaron a tomar decisiones totalmente decisivas. Estoy convencida que, si no hubiera sido por este paso que dimos como empresa, hoy no dispondríamos de nuestro propio centro de producción, ni habríamos aumentado el número de tiendas que teníamos, ni finalmente seriamos rentables y con una tesorería bien estabilizada. Gracias a los profesionales de Àgora Coaching, tomamos las decisiones correctas, sintiéndonos en todo momento apoyados, guiados por profesionales altamente cualificados, con gran experiencia y muy involucrados en nuestro proyecto. Realmente es cierto lo que nos dijeron al principio.

“Nuestro nivel de implicación en las empresas de nuestros clientes es tan alto, que actuamos permanentemente como si fuésemos parte de su equipo directivo”.

¿Qué área de mejora ha tenido la empresa o tú como directora general de la empresa, al trabajar con un coach de Àgora?

Hemos visto mejoras en todas las áreas de la empresa. En primer lugar, se nos enseñó a sistematizar las operaciones del día a día, la rutina y a enfocarnos en las cosas IMPORTANTES, sin dejar las cosas urgentes de lado, pero dando tiempo a las cosas importantes para poder planificar un proyecto, crear metas y por sobre todo probar y medir constantemente todas las estrategias que poníamos en práctica. Estas fueron herramientas importantes que no solamente nos ayudaron en la empresa, sino que también pudimos implementarlas en nuestra vida personal, porque la verdad, estábamos trabajando a un ritmo y con una intensidad, que habíamos dejado de lado nuestros proyectos personales y nuestra vida familiar. Disponer de un coach empresarial nos permitió sistematizar la mayoría de los procesos empresariales, delegar más y como responsable de la empresa, logré disponer de más tiempo para dedicarme a las cosas importantes y por supuesto también para mi vida personal.

¿Has podido constatar que el trabajo con Àgora Coaching no solo te ha permitido aumentar tus ventas y beneficios, sino disponer de mas tiempo personal?

Absolutamente. Y esta era una de las cosas que nos tenía bastante agobiados a nivel personal y como propietarios de la empresa. Pasábamos mas de 60 horas semanales apagando fuegos y solucionando problemas, hasta que aprendimos de alguna manera a organizarnos, a delegar y a obtener tiempo para nosotros mismos, que también es básico para seguir creciendo.

¿Recomendarías trabajar con uno de estos programas o tener un coach empresarial?

Por supuesto que sí. No solamente por todas las herramientas, el material, la metodología y la experiencia que te aporta Àgora Coaching, sino que también, porque en general los que nos atrevemos a dar el paso de ser empresarios, muchas veces no tenemos la preparación para hacerlo, independiente de los estudios que tengamos y de nuestra experiencia. A veces pensamos que podemos hacerlo todo, y la realidad te acabas dando cuenta de que no es posible. La dispersión, es sinónimo de mediocridad. Ya hemos aprendido esta lección. Nos dimos cuenta de que, en muchas ocasiones, no podemos ordenar nuestra mente, no podemos abordar todo este entorno que empieza a bombardearnos desde innumerables frentes con ideas y tareas. Es de vital importancia para lograr el éxito, contar con la ayuda necesaria, tener una visión externa que nos vaya enseñando a ir solucionando las cosas y que nos vaya mostrando cuál es la mejor y mas moderna forma de gestionar y mejorar las diferentes variables que se van presentando en una empresa… yo lo recomiendo 100%.

Como decía nuestro coach: “Sistematiza la rutina y humaniza la excepción”. Uno de los lemas más efectivos del pensamiento de Ágora Coaching.

Mi experiencia al trabajar con un Coach de Àgora Coaching

DAVID P.F. SECTOR TRANSPORTE Y LOGÍSTICA

Como propietario de empresa, creía que todas las acciones que realizaba eran las más correctas para mi proyecto empresarial. Como pasa con todos los empresarios, siempre creemos que lo sabemos todo… y después de mi primera sesión con mi coach, me di cuenta de que en realidad ¡¡¡sabía mucho menos de lo que pensaba!!! Aún así, seguía negándome a aceptar la idea de tener un coach, ya que me había acostumbrado a métodos propios y creía firmemente que eran los más correctos. En mi primera sesión gratuita de coaching, mi coach me demostró que estaba muy equivocado…y después de mucho pensar y preguntar a otros empresarios que sí tenían un coach, accedí a tener uno.

Mi experiencia inicial fue compleja, ya que es difícil recibir instrucciones y aceptar sugerencias de mejoras, cuando desde siempre estas acostumbrado a tus propios métodos, creyendo que son los mejores. Debo admitir que me costó. Mi coach, me ha demostrado con mucha claridad en nuestras sesiones de trabajo, qué caminos debo seguir y qué estrategias debo implementar, incluso las que eran inimaginables para mí hasta este momento, y en todo momento apoyándome, orientándome y dirigiéndome, con la actitud y el liderazgo correctos. A día de hoy puedo decir que mi experiencia sigue en constante crecimiento y se enriquece cada día más, lo que es muy gratificante; por no mencionar la liberación que supone la ruptura con ciertos paradigmas que todo empresario tiene.

¿Cuáles son las mejoras mas relevantes en este proceso?

Las mejoras que yo he logrado en la empresa han sido muchas; la primera de todas, crear una estructura, dejando atrás mis creencias en las que yo tenía que estar presente en prácticamente todos los procesos, incluyendo hasta el más mínimo. Esto me ha llevado a incrementar mis ventas y, en consecuencia, mis beneficios. Las expectativas que me puse han sido superadas con creces. Trabajamos en la definición de objetivos claros y actualmente ya contamos con nuestro propio data center, con tecnología punta y con un equipo que crece día a día, y por supuesto, mucho más organizados que antes. Todos estos cambios me han permitido tener más tiempo para dedicarme a temas importantes como la planificación, la concentración en las tareas importantes, la implementación de estrategias nuevas e innovadoras, y una de las más relevantes …. ¡¡¡Aprender a delegar!!!

Antes de empezar a trabajar con un coach, estaba trabajando más de 60 horas semanales, lo que me suponía un alto nivel de estrés, insatisfacción y conflictos familiares, derivados de mi poca calidad de vida. Como estaba involucrado en todos los detalles y todo pasaba por mí, las principales áreas de la empresa se estancaban, esperando siempre que yo determinara lo que se debía hacer. En la actualidad, cada día las cosas fluyen mejor en un perfecto orden y yo me mantengo enfocado donde más valor puedo aportar: ¡En el crecimiento de mi empresa!

¿Recomendarías el Programa Avanza de Àgora Coaching o trabajar con un coach empresarial?

Todo empresario que busque crecer de manera correcta, que quiera obtener mas ventas y beneficios y que desee disponer de más tiempo libre, debería contratar a un coach, un especialista que ya haya pasado por la mayoría de las situaciones empresariales varias veces.  Desde luego no somos conocedores de la verdad y el coach nos lo demuestra de forma muy clara, orientándonos hacia los caminos a seguir y manteniéndonos enfocados constantemente. Por esto y por los resultados obtenidos con Àgora Coaching, lo recomiendo a cualquier propietario de una empresa que decida tomar un nuevo rumbo o revisar el que esta siguiendo, consultar con ellos.

Teambuilding: Equipos disfuncionales

El experto en Teambuilding, Patrick Lancioni, propone un modelo para el fortalecimiento de los equipos de trabajo que me resulta sencillo, claro, bien estructurado y coherente respecto a mis propias experiencias. Patrick comienza fijando los siguientes estándares:

Para saber si un grupo de personas trabaja en equipo, basta con observar si los resultados que consigue son los que se habían propuesto lograr. Para alcanzar estos resultados de manera consistente y mantenerlos en el tiempo, un equipo tiene que sobreponerse a las siguientes 5 disfunciones, incorporando los comportamientos descritos para cada una de ellas:

Disfunción #1 Ausencia de Confianza:

Los integrantes de grandes equipos deben tener una confianza de base y emocional, pudiendo exponer abiertamente sus debilidades, errores, temores y comportamientos, mostrando su vulnerabilidad de manera más transparente. En este proceso, llegarán a un punto en el que puedan abrirse completamente los unos con los otros, sin filtros. Esto es esencial porque…

Disfunción #2 Temor al Conflicto:

… en los equipos donde hay confianza, no existe temor a involucrarse en diálogos apasionados sobre problemas y decisiones clave para el éxito organizacional. Sus miembros no titubean a la hora de discrepar, desafiar y cuestionarse mutuamente, y lo hacen [con respeto, pero de forma directa y cruda] con la intención de encontrar las mejores respuestas y tomar grandes decisiones. [Esto no afecta a sus vínculos, sino que por el contrario, los fortalece]. Esta ausencia de temor es importante, porque…

Disfunción #3 Falta de Compromiso:

… los equipos que encaran abiertamente y sin filtros los conflictos, son capaces de lograr un compromiso genuino con las acciones que derivan de decisiones importantes, aun cuando algunos de sus miembros puedan estar en desacuerdo. [El acuerdo no es una condición necesaria para asumir un compromiso]. Esto se debe a que hablando abiertamente se favorece el entendimiento, la escucha y la ponderación de todas las opiniones. Poner todas las ideas sobre la mesa y considerarlas cuidadosamente, permite confiar en que ningún asunto relevante quede sin tratarse. Esto es decisivo porque…

Disfunción #4 Evitar Responsabilidad:

… los equipos que se comprometen genuinamente con las decisiones y los estándares de desempeño, no dudan en hacerse cargo de las consecuencias de dichas decisiones y estándares [incluso cuando alguno de sus miembros no haya estado de acuerdo con alguna decisión]. Es más, en estos equipo nadie carga la responsabilidad sobre el líder como fuente primaria de responsabilidad [todos y cada uno de sus miembros asumen el 100% de responsabilidad]. Y esto es de suma importancia porque…

Disfunción #5  Descuido de Resultados Colectivos:

… en los equipos en los que hay confianza, es más probable que los componentes se involucren en conflictos resolutivos, se comprometan con las decisiones y asuman su responsabilidad; además, sus miembros serán más propensos a dejar de lado necesidades y agendas individuales y focalizarse, casi exclusivamente, en lo que resulte mejor para el equipo. No caen en la tentación de poner como primera prioridad sus áreas o departamentos, sus aspiraciones de carrera, o sus egos personales, por encima de los resultados colectivos, que definirán el éxito del equipo.