Aprende a gestionar tu correo electrónico
Aprender a gestionar el correo electrónico es fundamental. Continúa leyendo para conocer tres simples pasos que te ayudarán a optimizar tu bandeja de entrada.
Como propietario de tu empresa eres el punto de contacto principal para todo aquel que quiera ponerse en contacto con ella. Así que no hay duda de que tu bandeja de entrada es una constante distracción, incluso puede convertirse en un agobio. No importa lo diligente que seas en la administración de tu correo electrónico, los mensajes se podrían acumular rápidamente. Aquí van buenas noticias: hay una manera sencilla de organizar tu bandeja de entrada para que gestiones de la mejor forma posible tu correo electrónico.
Lo llamamos «las tres A».
Para empezar, crea tres etiquetas o rótulos para tu bandeja de entrada: Archivar, Actuar o Asignar. La clave para que este proceso funcione es no cerrar nunca un correo electrónico sin clasificarlo. En el momento en que abras un correo, etiquétalo y sigue el procedimiento para sacarlo de tu bandeja de entrada en ese mismo momento.
Archivar
A pesar del estrés de examinar cientos de correos electrónicos, muchos somos reacios a borrarlos. ¿Qué pasa si necesito el mensaje más adelante? Si lo borro, me olvidaré de él. Una carpeta de archivo funciona como una carpeta de basura, pero con una red de seguridad. Los mensajes archivados seguirán siendo accesibles y se podrá buscar en ellos sin obstruir la bandeja de entrada. Con este sencillo paso podrás ver de forma clara tus elementos prioritarios. En resumen, si recibes un correo que no tenga respuesta inmediata, trasládalo a tu Archivo.
Actúa
Los correos electrónicos en esta categoría son tus «cosas por hacer». Una vez que clasificas un correo electrónico, aplica la «regla de los 2 minutos». ¿Puedes responder el correo en dos minutos? Si es así, hazlo, para posteriormente archivarlo. Si no, ponlo en una lista de tareas, trabaja en él durante el tiempo que consideres y luego pásalo a Archivo. Como último paso, todos tus correos electrónicos deberían terminar en la carpeta de Archivo.
Asigna
Una parte fundamental de ser un buen líder es aprender cómo y cuándo delegar. Cuando los mensajes que llegan a tu bandeja de entrada se corresponden con funciones y responsabilidades de uno de los miembros de tu equipo, reenvía y asigna inmediatamente ese mensaje al empleado correspondiente. Y si procede, copia el remitente en el correo electrónico reenviado con una introducción cordial. De esta manera, sabrán con quién contactar en caso necesario. ¿Y luego qué? Efectivamente: Archivar.
Si sigues este sistema de tres pasos, tu bandeja de entrada se convertirá en un espacio más funcional y te proporcionará la claridad que necesitas para estar al tanto de tus mensajes más críticos.
Además, probablemente no seas la única persona de tu empresa que lucha con el desorden del correo electrónico. Una vez que gestiones este sistema con soltura, enséñaselo a tu equipo y comparte cómo ha impactado en la calidad de tu trabajo. También los inspirará a organizarse mejor.
En el próximo artículo de esta serie, veremos cómo organizar un espacio de trabajo que apoye (en lugar de dificultar) tu productividad.
