¿Cómo se crea una empresa que produce resultados consistentes y positivos? Es una pregunta que todo empresario se hace, y la respuesta es simple: crear sistemas que apoyen los resultados que deseas lograr, desde la experiencia del cliente y la cultura de equipo que quieres promover, hasta el producto que vendes y tus objetivos de ingresos anuales. Los acuerdos de posición transformarán la forma de trabajar de tu equipo.
Pero mientras que la respuesta es sencilla, el proceso requiere crear una estructura a través de todas las áreas de la empresa. ¿Cómo se consigue esto?
Un punto de partida es empezar con un organigrama: tu estructura de gestión estratégica que incluya todos los puestos necesarios para respaldar los resultados que quieras conseguir.
Posteriormente, necesitas asegurarte de que cada empleado que ocupa un puesto en ese organigrama sabe exactamente la labor que tiene que desempeñar. Ahí es donde entra el Acuerdo de Posición, también conocido como Descripción de Puesto de Trabajo. Define la forma en que se conecta cada posición dentro del organigrama con los resultados generales de tu empresa, ayudándote a hacer crecer la empresa con enfoque y confianza.
Esto es lo que necesitas saber sobre los Acuerdos de posición y cómo aportan valor, tanto a tus colaboradores como a toda la organización.
Un Acuerdo de Posición no es una mera descripción del puesto de trabajo.
Las descripciones de los puestos de trabajo son fundamentales para el proceso de contratación. Como empresario, es probable que las hayas redactado para muchas áreas de tu negocio, creando listas claras y detalladas de las habilidades requeridas para cada puesto, de modo que puedas reclutar a los mejores candidatos posibles. Una descripción del puesto es útil como herramienta externa, pero cuando se trabaja para construir un equipo orientado a los resultados, se necesita algo que se centre en los resultados de los que cada puesto es responsable y en cómo lograrlos.
Un acuerdo de posición se diseña en torno a las declaraciones de resultados. Es una herramienta para usar dentro de tu equipo, un acuerdo entre un mando y un colaborador responsable de lograr ciertos resultados, para fomentar la colaboración enfocada en los objetivos, en lugar de asignar listas de tareas. Esta es la diferencia fundamental, y hace que los Acuerdos de Posición sean increíblemente efectivos. A medida que tu empresa crece y cambia, los resultados que deseas lograr pueden ser los mismos, mientras que los medios para lograr esos resultados pueden cambiar.
Los Acuerdos de Posición ofrecen libertad estructurada. Al definir los resultados esperados de cada posición y los estándares necesarios para lograrlos (en lugar de simplemente asignar una lista de tareas), le estarás dando a tus colaboradores un marco y los medios para ser flexibles, innovadores y creativos en torno a la forma en que se realiza el trabajo.
Este sutil cambio en el pensamiento tiene un profundo efecto. Siempre mantiene los resultados como una prioridad y dirige a los gerentes a crear los ambientes necesarios para que cada persona logre las expectativas deseadas en su puesto.
Los acuerdos de posición impulsan la productividad individual.
Para mantenerse enfocados en producir resultados, tus colaboradores necesitan saber dónde encajan en la estructura de la compañía. Los Acuerdos de Posición despejan esta duda, mostrando cómo cada posición encaja en la visión de tu empresa, la estrategia organizativa y los sistemas. Si tus colaboradores pueden ver cómo su trabajo está conectado con algo mayor, tendrán una base para saber qué trabajo les corresponde hacer y a qué deben decir que no. De esta manera, cuando surge una nueva tarea, pueden preguntarse a sí mismos:
¿Esta responsabilidad es parte de mi trabajo?
¿Está esto conectado con lo que puedo hacer dentro de mis atribuciones?
Saber cómo encajan las responsabilidades en el panorama general ayuda a los colaboradores a concentrarse y evitar distracciones. Y lo que es más importante, les permite gestionar su propio trabajo y su propio éxito.
Los acuerdos de posición mejoran el trabajo en equipo.
La claridad del trabajo a nivel de los colaboradores también se irradia hacia el equipo. A menudo, en los equipos, hay superposición entre las posiciones. Los miembros del equipo pueden tener las mismas habilidades o estar preparados para desempeñar las mismas labores, pero todos (y esto es clave), podrían tener diferentes objetivos de resultados. La creación de directrices basadas en los resultados para cada puesto permite a un equipo considerar la responsabilidad individual de cada uno y le ayuda a evitar la producción de «doble trabajo» (tener a varios miembros del equipo haciendo las mismas cosas innecesariamente). Hace que todo el equipo tenga la responsabilidad de responder:
¿Quién es realmente el responsable de este resultado?
¿Tiene sentido que esta persona realice esta actividad?
Esta transparencia fomenta la colaboración, porque permite que cada colaborador pregunte y responda en conjunto.
Los acuerdos de posición te ayudan a delegar y a mantener a los colaboradores centrados en sus funciones.
En nuestro reciente blog, «Cómo crear una relación laboral que funcione», hablábamos de la importancia de que tú te mantengas en tu camino para hacer tú trabajo, no el de tus socios. Asimismo, se aplica lo anteriormente expuesto para tus colaboradores.
Los Acuerdos de Posición Claros (con declaraciones claras de resultados), ayudan a tu gente a ver la dinámica de tu compañía y considerar cómo la posición de cada empleado encaja en esta. Cuando tienes trabajo que necesita ser delegado, un claro Acuerdo de Posición te permite considerar a un colaborador y preguntar:
¿Tiene sentido darle este trabajo?
¿Es este su papel?
¿Se relaciona con los resultados que necesita lograr?
¿Es necesario cambiar este puesto de trabajo para incluir esta nueva tarea? El hecho de poder responder y designar responsabilidades basándose en estas preguntas (en lugar de en quién tiene más tiempo o ancho de banda para realizar el trabajo), mantiene la integridad de tu estructura organizativa y de los puestos, para cumplir con los objetivos de toda la empresa.
