Esta es la última entrega de nuestra serie de blogs «Ordena tu vida», diseñado para darte la claridad y el espacio que necesitas para hacer crecer tu empresa. Finalmente, un proceso correcto de delegación es una de las claves para la excelente gestión organizacional.
Crear el ambiente que necesitas para ser un mejor empresario necesita de organización y estructura. Tienes que estructurar tu sistema de comunicación, tu espacio de trabajo y tu calendario, de manera que te permita escapar del trabajo técnico que se interpone en el camino para convertirte en un verdadero empresario. Una vez que lo hayas conseguido, te sentirás más libre y con un mayor enfoque en lo fundamental. Sin embargo, aún no has dejado de lado ese trabajo técnico y es en este momento cuando entra en juego un trabajar centrado en un óptimo proceso de delegación.
Delegar es una parte esencial del viaje que finalmente te liberará de la dependencia que tiene tu empresa sobre ti. No sólo te da el tiempo y el espacio que necesitas para trabajar en tu empresa, sino que construye una relación entre tú y tu equipo, basada en la responsabilidad y la confianza mutuas.
Cómo delegar en lugar de abdicar.
Si nunca has delegado funciones en tu empresa, tienes que aprender a hacerlo. Para muchos, esta práctica puede resultar increíblemente difícil de implementar, simplemente por el hábito de hacerlo todo uno mismo. Pero si pretendes crear una empresa que pueda prosperar sin ti, necesitas aprender qué labor no te corresponde y cómo confiar ese trabajo a los miembros más apropiados de tu equipo.
Hay que tener presente que delegar no significa simplemente darle una tarea a un empleado y despreocuparse. Eso se llama abdicación, y es arriesgado. Para delegar con éxito, tienes que ser responsable de asegurarte de que el empleado o el equipo que realiza la tarea tiene los recursos y habilidades necesarios para lograr los resultados correctos y, en última instancia, que se cumplan.
Estos son los pasos básicos para delegar:
Identifica la labor que quieres delegar
Como empresario, tu principal función es realizar el trabajo estratégico de construcción de tu empresa. Eso te da una buena perspectiva sobre qué tareas realizar y cuáles delegar: ¿Contribuye esta tarea o función al desarrollo estratégico de tu empresa? Si la respuesta es no, es un trabajo que es preciso delegar a otra persona. Ten en cuenta que nunca debes delegar el resultado general de tu posición o las labores que te has asignado a ti mismo.
Determina quién debe hacer el trabajo.
Cuando se considera delegar una tarea o un resultado, es necesario pensar en términos de la función y no del individuo que vaya a desempeñar la tarea. De esa forma, evitarás la tendencia de delegar siempre en la misma persona o equipo. Hacer esto no sólo sobrecarga a los empleados de confianza, sino que también envía un mensaje a los demás empleados de que no confías en ellos.
Cada miembro de tu equipo debe tener un Acuerdo de Posición que haga que las funciones y responsabilidades sean claras y faciliten el proceso.
Deja la labor delegada por escrito, con una fecha límite.
Escribe la tarea delegada con el mayor detalle y especificidad posible. Asegúrate de incluir los detalles no negociables como el resultado deseado, las normas que deben cumplirse y la fecha y hora específicas para su entrega.
Dejar estos detalles por escrito, automáticamente asegura que el plan funcionará dentro de los términos que has establecido. Al comunicar tus expectativas, en lugar de simplemente delegar una tarea, elimina la confusión y el riesgo de que tus expectativas sean malinterpretadas. También permite a tu gente funcionar de forma más independiente, con la claridad de saber lo que se espera de ellos.
Reúnete con la persona a quien vas a delegar.
Una parte importante de delegar hábilmente es la comunicación en persona. Ayuda a construir la base de la responsabilidad y la confianza entre tú y tus empleados. En la reunión, no debes olvidar los siguientes puntos:
- Discute el objetivo del tema a delegar y cómo se relaciona con los objetivos de tu empresa o departamento.
- Determina la fecha de vencimiento y los estándares de calidad y comportamiento esperados.
- Explica por qué delegaste la tarea en particular al empleado y cómo se relaciona con sus otras responsabilidades laborales.
- Trata lo que podría ser difícil o desafiante.
- Proporciona un espacio para que el empleado haga preguntas si lo necesita.
- Decide cómo quieres gestionar mutuamente los registros.
Consigue el acuerdo del empleado.
El paso final del proceso de delegación es conseguir el acuerdo del colaborador para que sea responsable del resultado. Sin un acuerdo, no hay compromiso, y la ausencia de compromiso, probablemente, dará el resultado equivocado, si es que llega a dar algún resultado.
Acude a la reunión con una idea clara de las razones por las que tu colaborador podría declinar tu propuesta. Tal vez se sienta demasiado agobiado con sus otras responsabilidades. Tal vez sienta que no tiene la formación precisa o la habilidad necesaria para hacer el trabajo. El acuerdo al que se llegue otorga un espacio a tus colaboradores para expresar sus preocupaciones y te da la oportunidad a ti, de ajustar el acuerdo y quizás incluso tus expectativas.
No te desvincules.
Recuerda, no te estás deshaciendo del trabajo técnico para no volver a oír hablar de ello. Al delegar, sigues siendo responsable del éxito del resultado de la tarea. Respeta el acuerdo que hiciste en tu reunión. Si mutuamente acordasteis, por ejemplo, una fecha límite del mediodía del viernes, no esperes hasta el mediodía del viernes para saber si está completa o no. Programa una hora de registro, como el final del miércoles, y agéndala en tu calendario. Esto se llama Gestión por Regulación, y puede marcar la diferencia para asegurar que las tareas delegadas logren los resultados previstos.
Comunicar de qué manera el trabajo será diferente a cada paso.
Si has trabajado junto a tu equipo y eres dueño de gran parte del trabajo técnico, el paso de delegar funciones en tu empresa puede ser un desafío, tanto para ti como para tus empleados. Necesitarás mucha fuerza de voluntad para decir no a las cosas a las que siempre has dicho que sí, incluso si fuera más fácil hacerlas tú mismo. Necesitarás crear más confianza en tu personal. Tu equipo tendrá que acostumbrarse a tu nuevo papel estratégico en la empresa. Puede que se resistan al principio, harán preguntas e incluso pueden hacer bromas sobre cómo vas a hacer algo diferente de lo que siempre has hecho.
Da a tu plantilla una idea de cómo te imaginas que serán las operaciones comerciales en el futuro. Celebra una reunión de toda la empresa o reúnete con alguien para comunicar el cambio: cómo piensas delegar funciones en tu empresa y, después, cómo vas a gestionar las tareas que has delegado.
Lo más importante: hazles saber que se trata de un nuevo estándar de funcionamiento que estás estableciendo, uno que te ayudará a ti y a cada uno de ellos a hacer que su trabajo sea más relevante para hacer crecer tu empresa.
