Los empresarios son de las personas más ocupadas que conozco. Nunca me sorprende cuando escucho a un posible cliente de Coaching decir que no tienen tiempo para trabajar en su empresa. Ni siquiera tienen tiempo para dedicar a su familia, para hacer ejercicio o para ser voluntarios en algo que les apasiona, así que, ¿cómo van a encontrar la hora al día que recomendamos que pasen trabajando en su empresa, para transformarla en lo que ellos quieren que sea?
La verdad es que no es fácil, pero no por las razones que se puedan pensar.
Encontrar tiempo no es la parte difícil. Lo que es difícil es cambiar tu perspectiva, abrir tu mente a lo que realmente está pasando con tu tiempo.
Para empezar un nuevo año, nos gustaría compartir algunas formas de pensar sobre tu tiempo, tu empresa y tu papel en ella, para que puedas crear el espacio que necesites y usarlo para marcar una verdadera diferencia.
Averigua cómo estás usando tu tiempo.
Antes de hacer cualquier otra cosa, antes de hacer una sola lista o empezar a llenar tu calendario con citas y reuniones, primero tienes que entender lo que está pasando con tu tiempo. Es el precursor para encontrar el espacio y trabajar en tu proyecto adecuadamente. Tienes que estudiar cómo trabajas y qué haces con cada hora de cada día. Este estudio es la única manera de reconocer los malos hábitos que has desarrollado a lo largo del tiempo y obtener una visión completa de lo que está consumiendo tu tiempo, con el objetivo de aplicar los cambios intencionales necesarios.
En nuestro «Programa de Entrenamiento», hemos desarrollado una herramienta llamada «Registro de Tiempo Diario», pero también podrías usar un rastreador de tiempo online gratuito como Toggl. Nuestro «Registro de tiempo diario» te ayudará a registrar cada actividad de tu día (incluidas esas frustrantes interrupciones), cuándo y durante cuánto tiempo realizas cada actividad, la categoría y el tipo de trabajo. De los dos tipos principales de trabajo, la mayoría de los propietarios de empresas se dedican a actividades estratégicas y tácticas.
Por ejemplo, tal vez te reúnas con Marcos, tu director financiero durante 25 minutos por la mañana para discutir el presupuesto y el pronóstico para el próximo año que se incluye en el trabajo estratégico. Posteriormente pasas los siguientes 35 minutos revisando las cuentas por pagar y aprobando los gastos, lo cual es un trabajo táctico. ¿Puedes ver la diferencia?
Registra al minuto el tiempo que dedicas a tu trabajo.
Después de dos semanas de seguimiento detallado, verás que las tendencias y patrones emergen tanto en tus actividades como en tus tipos de trabajo. ¿Cuánto trabajo estratégico estás realizando? ¿Cuánto trabajo táctico? ¿A qué hora del día eres capaz de ser más productivo con tu trabajo estratégico? ¿Con qué frecuencia tienes interrupciones o te distraes para completar otra tarea? Estudia esas interrupciones, y considera lo que sugieren acerca de tu sistema de funcionamiento empresarial.
Hacer conexiones como esta, te permitirá comenzar el proceso de ser más capaz de valorar cómo estás usando tu valioso tiempo.
Abraza el trabajo estratégico de tu empresa.
La verdad es que la mayoría de los empresarios son técnicos por naturaleza. Sienten una mayor sensación de recompensa cuando son productivos, trabajando en la empresa y tachando tareas de sus listas. Y el trabajo estratégico -pensar y desarrollar estrategias que guíen la dirección de su empresa- puede ser frustrante para la persona con orientación técnica. En el peor de los casos puede parecer una pérdida de tiempo, y en el mejor, un lujo.
Pero tienes que cambiar esta mentalidad. Necesitas creer que sentarte y pensar sobre la estrategia de la empresa, es en realidad un trabajo increíblemente valioso. De hecho, forma parte de tu trabajo como propietario.
Detenerse a pensar de manera diferente en tu empresa requiere un cambio de perspectiva. Para romper la mentalidad con que creaste tu empresa, debes aceptar que hacer el trabajo estratégico tiene una gran recompensa. Porque si no te tomas el tiempo para pensar más allá del día a día, a fin de crear la estructura que tu empresa necesita para crecer, nada cambiará nunca.
Trabajar con tu empresa durante las horas de trabajo.
Cuando hablamos de cambio de perspectiva, me encuentro con otro obstáculo común en el Coaching de clientes: el desarrollo de empresas es algo que se hace, aparte del resto del trabajo, en las horas de descanso. Esta idea errónea puede desenfocarte, incluso antes de que empieces.
Trabajar en tu empresa no es extracurricular.
No es algo que hagas el fin de semana o por la noche después de que tus hijos estén en la cama. Eso sólo significaría que ocupas el tiempo libre de tu vida en tu empresa, y eso es exactamente lo que estamos tratando de evitar. Deberás crear el espacio necesario en tu agenda diaria para hacer esa labor, porque como propietario de la empresa, ese es tu verdadero trabajo.
Crear sistemas para tu vida.
En Ágora Coaching, crear sistemas para tu empresa es una gran parte de lo que hacemos. Los propietarios vienen a nosotros buscando sistemas que les den control sobre todas las partes críticas de sus empresas, para producir orden a partir del caos, crear consistencia y previsibilidad que aumenten el valor de la empresa. Y sí, los sistemas hacen todo esto y pueden, en última instancia, ayudar a crear una empresa que te permita tener la vida con la que sueñas. Pero para transformar verdaderamente tu empresa, también necesitas sistemas en tu vida.
En mi experiencia trabajando con emprearios, he aprendido no sólo cuánto impactan las empresas en sus vida, sino cómo la vida puede impactar en las empresas. Imagínate lo siguiente: Cada mañana luchas para que tus hijos vayan a la escuela, lo que crea un efecto dominó. Como resultado, llegas a la carretera diez minutos más tarde de lo que quieres; diez minutos clave que significan que el tráfico esté congestionado, por lo que llegas tarde al trabajo. Llegas tarde a tu primera reunión, lo que hace que la siguiente se retrase. El resto del día lo pasarás intentado coger el ritmo, y todo por un pequeño retraso al preparar a tus hijos para ir al colegio.
Tal vez no necesitas imaginarlo.
Para ayudarte a trabajar en ti mismo como líder, trabaja en tu vida. Pregúntate qué está pasando que está impactando negativamente en tu capacidad de estar presente y consciente para llevar a cabo el trabajo estratégico. Posteriormente desarrolla una rutina que te lleve de un estado mental reactivo, a uno proactivo.
Desglosar los grandes proyectos.
Si te dices a ti mismo: «Esta semana voy a rediseñar nuestra estructura organizativa», te vas a ahogar rápidamente en todas las preguntas y consideraciones que se generan con un proyecto tan inmenso, y probablemente prefieras centrarte en tratar las necesidades tácticas y técnicas. Para completar con éxito cualquier proyecto de desarrollo empresarial, necesitas descomponer tu proyecto en pequeñas partes.
Pregúntate a ti mismo: ¿Cuáles son los pasos necesarios para llevar a cabo este proyecto? Tal vez existan cinco o tal vez más. Independientemente del tamaño del proyecto, puedes completarlo dividiéndolo en segmentos manejables que puedas empezar a encajar en tu día laboral.
Establece y administra tus prioridades diarias.
Después de que hayas dividido tus proyectos en pequeñas partes, añádelas en tu agenda como prioridades diarias. La mayoría de las personas sobreestiman lo que pueden lograr en un día. Cargan su lista de tareas con todo lo que les gustaría hacer, y no diferencian entre lo que realmente necesita hacerse y lo que puede esperar hasta mañana o la próxima semana.
En nuestro «Programa de Coaching», usamos una herramienta llamada «Priorizador Diario». Es una plantilla que te ayuda a gestionar un día de trabajo típico para maximizar tu productividad y reservar tu hora de desarrollo empresarial. Te permite tener en consideración lo que has aprendido acerca de cómo pasas tu día (tiempos más productivos, períodos creativos o tus distracciones) y construir una rutina diaria más intencional, una que limite tu enfoque a no más de cinco actividades esenciales y realistas.
Sea cual sea la herramienta que uses, lo importante es diseñar intencionalmente tu día y elegir un método de planificación que funcione para ti. Para muchos, es un simple calendario. Parece obvio, lo sé, pero es sorprendente la frecuencia con la que se ignora un simple calendario como herramienta para mantenerte focalizado. Después de determinar tus prioridades diarias, asegúrate de programarlas en el calendario, así sabrás que has creado el espacio para llevarlas a cabo.
Planifica tu día con anterioridad.
Si tu día no está fijado antes de empezar, no hay posibilidad de que encuentres el espacio necesario para trabajar en las prioridades estratégicas. Todo empresario se acuesta la noche anterior con grandes intenciones, pero si no tienes planificado el día siguiente, inevitablemente caerás en la trampa. Y, antes de que te des cuenta, será la hora de terminar tu jornada laboral y te preguntarás dónde fue a parar tu tiempo.
Por lo expuesto, antes de que empiece el día, planifica tu agenda. No lo conviertas en la primera tarea del día. Un correo electrónico, un cliente o un incendio, exigirán tu atención inmediata y tus prioridades quedarán relegadas a un segundo plano. Siéntate al final de cada día, la noche anterior, o por la mañana, antes de llegar a la oficina, y pon las tareas prioritarias en tu agenda.
Tienes que estar listo y dispuesto a lidiar con las distracciones.
Rara vez tendrás un día que salga exactamente como lo planificaste. Inevitablemente algún imprevisto va a surgir y tendrás que reorganizar tu agenda. Está bien. En lugar de permitir que las interrupciones lo colapsen todo, tómate un momento para revisar tu agenda y cambiar tus prioridades, pero no permitas que las cosas se salgan de tu calendario. Gestiona ese bloque de tiempo y muévelo físicamente a otro momento en el que puedas hacerlo. De esa manera, seguirás generando espacio para realizar tu trabajo estratégico, aunque no sea exactamente en el momento en que lo planificaste.
Si deseas aprender más sobre cómo puedes obtener ayuda y orientación en la manera de crear más espacio para trabajar en tu empresa, inscríbete en una sesión de Coaching gratuita y dedica 60 minutos a hablar con un asesor de Coaching de Ágora sobre tu empresa y sus necesidades.
¡Estaremos encantados de escucharte!
