Sin documentación alguna, los «grandes sistemas» son solo ideas aproximadas sobre la forma de hacer las cosas en tu empresa. Todas las tareas, funciones, procesos y procedimientos no arrojan resultados positivos si no conoces la forma de documentar los sistemas.
Puedes resistirte a esta idea, pero ¿cuántas veces te encuentras diciéndoles a tus colaboradores cómo hacer algo? ¿Una y otra vez? ¿Y si no tuvieras que hacerlo más? ¿Y si simplemente lo supieran?
Como coach, no es raro escuchar a mis clientes preguntar: «¿Por qué no puede la gente simplemente entenderlo?»
Contratas a los trabajadores por sus habilidades y experiencia y crees que deberían ser capaces de averiguarlo, ¿verdad? La verdad es que lo harán. Crearán los sistemas que dirijan tu empresa, ya sea por accidente o por diseño. Eso sí, no serán tus sistemas, a menos que les enseñes cómo quieres que se hagan las cosas, diseñando y documentando esos sistemas tú mismo.
El sistema para los sistemas
El trabajo de desarrollo de sistemas efectivos no está realmente completo hasta que se redacten y se hagan accesibles de forma efectiva y sistémica. En Ágora Coaching tenemos un sistema llamado: «Plan de Acción del Sistema». Este plan es preciso al desarrollar tu propia empresa y tus funciones comerciales.
Trabajamos con nuestros clientes para ayudarles a desarrollar un sistema que identifique el trabajo de documentación que deben hacer y cómo estructurar y priorizar mejor dicho trabajo.
Pasos para documentar tus sistemas:
Necesitas tener un plan para documentar todas las rutinas clave que tienes en tu empresa. Así mismo, necesitas encontrar un equilibrio que funcione para ti.
Dado que el trabajo de documentación de sistemas se llevará a cabo simultáneamente con todas las tareas y operaciones diarias de tu empresa, es vital tener una estrategia bien pensada. Asignar el tiempo y los recursos necesarios desde el principio, evitará que se produzcan errores en el futuro.
Aquí hay un ejemplo de un enfoque que ha funcionado bien para muchos de nuestros clientes:
Un enfoque que nuestros clientes utilizan es revisar sus funciones de empresa, separando las operaciones en categorías que llamamos: los Siete Sistemas Esenciales. Comienza por considerar un departamento o unidad operativa de tu empresa. Haz una lista de todas las tareas, funciones y procedimientos clave que te vengan a la mente. Solicita ayuda a tus colaboradores. El objetivo es ser tan completo y exhaustivo como sea posible.
Elabora un «diagrama de sistemas» con todos los que componen tu empresa: los existentes y los que hay que crear. Por regla general, la mayoría de tus sistemas se recogerán en los siguientes tres procesos: cumplimiento del cliente, conversión de clientes potenciales y generación de clientes potenciales. Igualmente tendrás que identificar tus sistemas administrativos, de recursos humanos, financieros e incluso de tecnología de la información.
Haz un listado de sistemas empresariales priorizados.
Basándote en tu diagrama de sistemas, haz una lista de todos los sistemas en una hoja de cálculo, que se convertirá en un documento de trabajo para planificar y controlar los esfuerzos de desarrollo empresarial. Esto servirá como base de tu «lista de tareas principales» para la documentación de los sistemas. El establecimiento de prioridades suele estar determinado por el impacto de un sistema en particular: ¿Qué alcance tiene ese impacto en tus clientes y qué alcance tiene en tu empresa?
Asignar responsabilidades para documentar los sistemas.
Es bastante improbable que tengas el tiempo, la inclinación o incluso la capacidad de documentar exhaustivamente cada sistema por sí mismo. Una parte significativa de la estrategia de este plan consiste en delegar parte, o la mayor parte, de esta función a tu personal. Debes tener en cuenta que ellos también tendrán que completar este trabajo mientras continúan realizando sus correspondientes funciones diarias. Por lo tanto, el establecimiento de fechas y puntos de referencia claros es una parte crítica del éxito de esta estrategia. Esto no ocurrirá de la noche a la mañana. Concéntrate en los sistemas clave que, una vez implementados, podrían tener el mayor impacto en la mejora del flujo de trabajo. Lleva a cabo estos pasos y ganarás aún más tiempo para dedicarlo al desarrollo de sistemas y al pensamiento estratégico.
Desarrolla y utiliza un enfoque estándar para la documentación.
En Ágora Coaching proporcionamos a nuestros clientes un «Plan de Acción del Sistema». Es importante proporcionar a tu personal un método estándar de documentación para asegurarse de que todos tus sistemas están representados de forma concisa. Por lo tanto, es esencial que tu equipo comience con algunas muestras -con el apoyo de la formación y la retroalimentación oportuna- para evitar la pérdida de tiempo y la frustración innecesaria.
Ahora que tienes una idea de cómo documentar tus sistemas, tenemos que hacerte una advertencia muy importante.
Los buenos sistemas -sistemas eficaces y dinámicos- son absolutamente esenciales para construir y mantener una gran empresa. Pero el mero hecho de tener esos sistemas no es la solución para una empresa que da resultados negativos.
Ya lo hemos dicho antes, pero vale la pena repetirlo: las personas son el poder detrás de los sistemas. Los sistemas son sus palancas, no sus reemplazos.
Tu empresa tiene un enorme potencial gracias a ti y a tus trabajadores. Cuando tus colaboradores tengan la libertad de encontrar la forma más efectiva de completar su trabajo, no solo se enorgullecerán de su trabajo, sino que nunca dejarán de mejorar los sistemas.
¿Quieres aprender más sobre el desarrollo de sistemas en tu empresa? ¡Descarga nuestra «Guía de Sistemas»!
